『時短と成果が両立する 仕事の「見える化」「記録術」』谷口 和信

はじめに

仕事をしていく上でどうしてもスケジュール通りに進まないと言ったことがあります。
また、やることの抜けや漏れなどがあり、作業が遅れてしまうこともあります。
そのような状況を改善するために僕は谷口和信さん著の『時短と成果が両立する 仕事の「見える化」「記録術」』を読みました。

時短と成果が両立する 仕事の「見える化」「記録術」 – 谷口 和信 著
販売日:2019/12/12
出版:明日香出版社
ページ数:264ページ

本書はこんな人におすすめ

・やるべきことを明確にしたい方
・先延ばし癖を直したい方
・落ち着いて仕事を処理したい方
・仕事の抜けや漏れ、忘れ、期限遅れなどのミスを無くしたい方

著者の谷口 和信さんについて

1966年生まれ。
1992年、大学院修士課程修了後、大手建設会社設計部入社。

2005年頃、月間の残業時間が80時間を超えるのは当たり前の業界において、
自身も月間残業100時間超の長時間労働が続いたストレスが主要因となり軽度の鬱を発症。
しかし、予定やタスク、行動結果などを記録、見える化して振り返ることで仕事の高速化に成功。
年間900時間以上の残業時間を削減したが、
社内外の人から担当プロジェクト以外のことでも相談を受けるなど信頼も厚く、
それまで以上の成果を上げ続けている。

2011年以降、手帳やノートの使い方がThe21(PHP研究所)や
日経ビジネスアソシエ(日経BP社)などの手帳術、ノート術特集に取り上げられる。
2017年には高橋書店主催の第21回手帳大賞商品企画部門において、
1000通を超える応募の中から唯一の入賞を果たし優秀賞を受賞。

現在、予定やタスク、時間の記録・見える化の手法を始めとした仕事効率化や
生産性向上を図る手法を通して人生の質を向上させ、
「子供が憧れるカッコいい大人」を増やすことを目標に
セミナーや勉強会を主催するなど積極的に活動している。
著書に『仕事が速くなる! PDCA手帳術』(明日香出版社)がある。

内容について

目次

本の内容としては下記の通りとなっています。

はじめに  「見える化」とは

第1章  「見える化」の共通点

第2章   タスクとTODOを見える化する

第3章   予定を見える化する

第4章   行動を見える化する

第5章   思いつきを見える化する

第6章   夢や目標を見える化する

おわりに 『タイムマネジメント』から『ライフマネジメント』へ

僕は全てを読み終えるのに3時間程かかりました。

人は忘れる生き物

覚えたことは時間が経てば、いずれ忘れてしまうのが人間です。
忘れてしまうことがわかっているのであれば、どんなに小さなことでも
メモにとり、「見える化」することで後で思い出すことができるようになります。
下記に「見える化」する際のルールを記載します。
・すぐ書く
・全部書く
・ウィルパワーを浪費しない
・すぐ見えるところに置いておく
・「行動の通り道」に置いておく
・未来の自分に向けて優しくして丁寧に書く
・忘れるために書く

基本的には思いついたことや予定、人からの頼まれごとは必ずメモをとるようにします。
メモを取ることで後で思い出すことができます。
メモを取らず後で思い出せなくなった場合、それはストレスとなってしまうので、
必ずメモを取るようにしましょう。

ウィルパワーとは物事を決めたり決断したりする際に使う意思の力のことを指します。
ウィルパワーは有限で、使い切ると決断力とかがなくなってしまうので、何かをメモする際は、
これはメモするかしないかを考えるのではなく、とにかく全部書くと予め決めておけば、
ウィルパワーを節約できます。

書く目的として、覚えるために書くのではなく、忘れるために書くことに、僕自身もなるほどと思いました。
覚えておくという行為は頭の中で思い出す作業を何回も繰り返していることになり、
脳に負担を与えています。そのような状態では中々集中できないので、
書き出し、あえて忘れることで作業に集中できます。

仕事の8割は段取りで決まる

仕事においては段取り、つまり計画が重要となり、仕事に取り掛かる前に予め仕事をどのような順番で行うかの段取りを決めます。
予定の見える化を行うことで、段取りを上手に組むことができます。
では、どのように段取りを組むかといいいますと、時間割を作ってみることをおすすめします。
時間割を作ることで「締め切り効果」「苦手な作業にも取り掛かれる」と言った効果を得ることができます。

・「締め切り効果」
終わりの時間が決まっているので、それまでになんとか終わらせようと集中して取り組む効果のことをいいます。
時間割を作るとは全てのタスクに開始と終了の時刻を決めることです。

・「苦手な作業にも取り掛かれる」
学生時代を振り返ると自分の苦手な教科なども必ず、割り振られていてやらざるおえない状態になっています。
しかしそんな状態でも学生時代の時はなんとかその時間割をこなすことが出来たかと思います。
大人になった今でも苦手な作業を時間割に組み込み、やらざるおえない状況を作ることで、
どんな作業でもできるようになります。

作業時間を見える化する

作業時間を見える化するとは具体的にどんなことでしょうか?
例えば下記のような感じです!
・朝起きてから家を出るまで何分かかるか
・家から会社までの通勤中何をしているか
・職場に付き仕事の予定を確認するのに何分かかるか
・今実施している作業は何分かかるか

このように繰り返し行っている作業を書き出し、見える化することで、
時間割を作成する際の指標になります。
作業時間を記録する場合はできれば1週間、最低でも3日行うことをおすすめします。
そうして作業時間を記録し続けることで、自分がそれぞれのタスクを行うのにどれくらい、
時間を掛けているかを把握できるので、時間割を作成しやすくなります。

さいごに

本書を読み私も行動の見える化をするために、日々行動ログを取るようにしています。
仕事や予定を見える化し、効率よく作業し本当に自分がやりたいことに時間を使えるようになりたいですね!

最後まで目を通して頂きありがとうございました!

時短と成果が両立する 仕事の「見える化」「記録術」 – 谷口 和信 著
販売日:2019/12/12
出版:明日香出版社
ページ数:264ページ